Obligación de registro horario diario para todos los trabajadores
Existe la obligación legal de mantener un registro horario diario de la jornada laboral de todos los trabajadores, independientemente del sector en el que se encuentren. Esta medida es de vital importancia para asegurar el cumplimiento normativo y evitar posibles sanciones. La Inspección de Trabajo inicia una nueva campaña inspectora para garantizar el cumplimiento de esta obligación. En este contexto, es fundamental que todas las empresas adopten las medidas necesarias para llevar un registro preciso y detallado de las horas trabajadas por cada empleado.
Les recordamos que el registro horario debe incluir, como mínimo:
- Hora de inicio y fin de la jornada laboral.
- Pausas y descansos durante la jornada.
- Firma del trabajador y del responsable de la empresa.
Estos registros deben conservarse durante un período de cuatro años y estar disponibles para su revisión por parte de la Inspección de Trabajo en cualquier momento.
Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas deben llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados, sin importar el tamaño de la empresa. Esta normativa se aplica tanto al trabajo presencial como al teletrabajo, en modelos completamente remotos o híbridos. Es esencial que este registro sea objetivo (reflejar la realidad sin posibilidad de manipulación), fiable (los datos deben ser precisos y verídicos) y accesible (tanto los empleados como sus representantes legales deben poder acceder a él). No llevar un registro horario adecuado se considera una infracción grave, con multas entre 751 y 7,500 euros. Además, si se realizan horas extras no pagadas o compensadas con descansos, las consecuencias para la empresa pueden ser aún más severas.
La Inspección de Trabajo, según el Criterio Técnico 101/2019, ha enfatizado que el registro debe ser diario, no basta con mostrar el horario general de la empresa. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) ha dictaminado que el registro debe ser "objetivo" y "fiable" (STJUE de 14 de mayo de 2019, Asunto C-55/18), y el Tribunal Supremo ha reiterado estos requisitos en la STS de 18 de enero de 2023. Diversas sentencias han determinado que el incumplimiento de la obligación de llevar un registro puede llevar a que se presuma que los trabajadores a tiempo parcial están en realidad a tiempo completo, a menos que el empleador demuestre claramente lo contrario (STSJ de Galicia de 6 de febrero de 2023). Además, el incumplimiento puede afectar otras obligaciones laborales, como el derecho a la desconexión digital, que todas las empresas deben respetar.
El registro de jornada también puede ser una herramienta en casos de despido, pues los trabajadores son los que deben cumplir con las instrucciones dadas por la empresa a la hora de fichar. Si no lo hacen, pueden ser sancionados, llegando incluso hasta el despido, como por ejemplo sucedió con la ratificación de la procedencia del despido disciplinario de una trabajadora que no registraba diariamente su jornada en la aplicación implantada por la empresa, pese a ser advertida en reiteradas ocasiones ( STSJ de Asturias de 12 de diciembre de 2023 ). Se aconseja que la empresa recuerde a su plantilla la política de fichajes y la forma de realizarlos, por escrito para que así quede constancia. Si hubiese algún empleado que persiste en no hacerlo de la manera adecuada puede realizársele una amonestación por escrito, para advertirle de que puede ser sancionado. Lo que no tiene cabida es despedir disciplinariamente por no fichar, o hacerlo de forma incorrecta, si se ha venido aceptando esta práctica por parte de la empresa.
En esta línea, se ha ratificado la declaración de procedencia del despido de un trabajador por ausencias injustificadas usando como prueba el registro de jornada ( STSJ de Madrid de 30 de abril de 2024 ). También existen muchas sentencias que declaran procedente el despido disciplinario por falsear el registro de jornada, como por ejemplo fichar horas no trabajadas o antes de tiempo ( STSJ de Madrid de 22 de septiembre de 2022 ). El TSJ de Madrid confirmó el despido de un trabajador por ausencias injustificadas, utilizando el registro de jornada como prueba (STSJ de Madrid de 30 de abril de 2024). El Tribunal Supremo también ha avalado el descuento en nómina por retrasos, basado en el sistema de registro de jornada (Sentencia del TS de 27 de mayo de 2021).
La cuestión de las horas extras es una de las más conflictivas. En la sentencia del TSJ de Castilla y León de 20 de mayo de 2024 se señala que, a raíz de la nueva regulación y de la doctrina europea, “no rige ya la jurisprudencia tradicional que obligaba al trabajador a acreditar la realización de horas extraordinarias, siendo el empresario quien tiene la obligación de llevar un registro de la jornada efectuada, tiene a su alcance de forma plena los instrumentos probatorios destinados a su acreditación”. Ahora bien, para que dicho incumplimiento lleve a invertir la carga de la prueba no basta con que se acredite la falta de registro y el trabajador alegue la realización de horas extraordinarias, sino que ha de presentarse un panorama indiciario suficiente de la realización de excesos de jornada que permitan una mínima cuantificación”. En este caso se entiende que, aunque la empresa no aportó el registro diario de jornada, la trabajora no ha conseguido acreditar la realización del exceso de jornada que manifiesta haber realizado, al no aportar ni un solo indicio sobre su realización.
En resumen, llevar un registro diario de jornada es crucial para cumplir con la normativa, evitar sanciones y mantener un ambiente de trabajo justo y transparente. Es una herramienta que protege tanto a los empleados como a los empleadores, asegurando claridad en la gestión del tiempo de trabajo y el cumplimiento de las obligaciones laborales. Si tienes alguna pregunta no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Mantenerse en cumplimiento con las normativas laborales es crucial para el buen funcionamiento y la reputación de su empresa.
