Obligaciones para empresas de más de 250 trabajadores

Según el artículo 42 del Real Decreto Legislativo 1/2013, de 29 de noviembre, las empresas con una plantilla de más de 50 trabajadores están obligadas a contar con, como mínimo, un 2% de trabajadores con discapacidad. Este porcentaje equivale a un trabajador con discapacidad por cada 50 empleados.

Se consideran trabajadores con discapacidad aquellos que cumplan alguno de los siguientes requisitos:
• Personas con un grado de discapacidad reconocido igual o superior al 33%.
• Titulares de pensiones de incapacidad permanente total, absoluta o gran invalidez.

Para calcular el número de trabajadores, se debe tomar como referencia el promedio de los 12 meses anteriores al momento del cómputo, considerando la totalidad de los centros de trabajo de la empresa. Es posible utilizar cualquier tipo de modalidad contractual para cumplir con la obligación del 2%. En este sentido, los trabajadores con contratos temporales de duración inferior a un año y los fijos discontinuos se computarán en función de los días trabajados. Cada 200 días trabajados se considerará como un trabajador adicional.

Si una empresa no puede cumplir con el porcentaje de reserva del 2% mediante la contratación directa de trabajadores con discapacidad, podrá solicitar una declaración o certificado de excepcionalidad. Para ello, será necesario acreditar documentalmente la imposibilidad de cumplir con esta obligación a través de la contratación directa. La declaración de excepcionalidad permite cumplir con la normativa a través de medidas alternativas, garantizando que la empresa sigue contribuyendo a la inclusión de personas con discapacidad en el entorno laboral, aunque no pueda hacerlo de manera directa.

Desde la entrada en vigor del Real Decreto-Ley 6/2019, todas las empresas con más de 50 empleados están obligadas a desarrollar e implementar un Plan de Igualdad. Esta medida tiene como objetivo establecer metas claras en materia de igualdad y definir las estrategias y prácticas necesarias para alcanzarlas dentro de la organización.

El Real Decreto 901/2020 establece, además, la obligatoriedad de registrar telemáticamente los Planes de Igualdad. Entre los elementos que deben considerarse para su elaboración se encuentra el registro retributivo, en el cual debe reflejarse la información salarial desglosada por sexos y la valoración de los puestos de trabajo.

La negociación de este Plan requiere la participación activa de los representantes legales de los trabajadores y, en su caso, de los sindicatos más representativos del sector. Para ello, es necesario constituir una comisión negociadora con representación paritaria tanto de la empresa como de los trabajadores.

El incumplimiento en la correcta implantación o aplicación del Plan de Igualdad se considera una infracción grave o muy grave, según el caso, y puede acarrear sanciones económicas de entre 7.501 y 225.018 €, así como la exclusión de concursos públicos, subvenciones y ayudas.

Todas las empresas están obligadas a contar con un protocolo que prevenga el acoso sexual, el acoso por razón de sexo y la violencia sexual, estableciendo procedimientos específicos para su prevención y canales para gestionar denuncias. Este protocolo debe negociarse con los representantes legales de los trabajadores y comunicarse a toda la plantilla. La falta de implementación o de condiciones laborales que prevengan el acoso puede acarrear sanciones de entre 7.500 € y 225.018 €.

Independientemente del tamaño de su plantilla, todas las empresas están obligadas a contar con un código de conducta para abordar situaciones de acoso laboral o moral. Este protocolo no requiere ser negociado con los representantes de los trabajadores, aunque sí debe ser comunicado tanto a ellos como al resto del personal.

La Ley 4/2023, en vigor desde el 2 de marzo de 2023, busca garantizar los derechos del colectivo LGTBI y erradicar la discriminación. A partir del 2 de marzo de 2024, las empresas con más de 50 trabajadores deberán implementar medidas y recursos específicos para asegurar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI, incluyendo un Protocolo de actuación frente al acoso o violencia contra este colectivo.

Estas medidas deben acordarse con los representantes legales de los trabajadores, aunque se espera el desarrollo reglamentario para su implementación definitiva. El incumplimiento de esta norma puede conllevar sanciones de 200 a 150.000 €, así como restricciones en concursos públicos, acceso a subvenciones o incluso el cierre del establecimiento.

Todas las empresas están obligadas a disponer de mecanismos adecuados para detectar, prevenir y erradicar cualquier situación de discriminación. Para cumplir con esta normativa ( Ley 15/2022 ), las empresas pueden implementar un Plan de Gestión de la Diversidad, que incluya un Protocolo Antidiscriminación y un conjunto de medidas orientadas a evitar cualquier acto discriminatorio. El incumplimiento de esta obligación puede conllevar sanciones económicas que van desde los 300 hasta los 500.000 €, entre otras posibles penalizaciones.

Las empresas de más de 50 trabajadores deben implementar un canal de denuncias para que los empleados puedan reportar infracciones de manera confidencial y sin temor a represalias. La falta de un canal de denuncias se considera una infracción muy grave, sancionable con multas que pueden llegar hasta el millón de euros. El objetivo de este canal es facilitar la detección de infracciones penales o administrativas, promoviendo una cultura de transparencia y cumplimiento normativo.

Desde la entrada en vigor del RDL 6/2019, de 1 de marzo, todas las empresas, independientemente del número de empleados, deben llevar un registro retributivo de toda su plantilla. Este registro debe reflejar los valores medios de salarios, complementos y percepciones no salariales, desglosados por sexos y organizados por grupos profesionales, categorías o puestos de trabajo de igual valor, con el objetivo de combatir la brecha salarial entre hombres y mujeres.

Si se detecta que la retribución promedio de un sexo supera en un 25% o más a la del otro, ya sea en el total de la masa salarial o en la media de las percepciones, la empresa debe justificar que dicha diferencia no está relacionada con el sexo de las personas trabajadoras. Por lo tanto, aunque exista un registro salarial, si las diferencias superan el 25%, es obligatoria su justificación. Además, antes de elaborar o modificar el registro, se debe consultar a los representantes legales de los trabajadores con un plazo de diez días para ello.

Todas las empresas deben llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados, incluyendo tanto las horas ordinarias como las extraordinarias. Esta obligación se aplica a todos los trabajadores con relación laboral, independientemente de su cargo, como comerciales, mandos intermedios y directivos, pero excluye a quienes se encuentren bajo relaciones laborales especiales.

Es necesario establecer una política interna que regule el control horario, especificando el procedimiento, la jornada laboral y las interrupciones que se considerarán parte de la misma. Para su implementación, se debe realizar un periodo de consultas (no de negociación) con la representación legal de los trabajadores (RLT). Los registros deben conservarse durante al menos 4 años y deben realizarse de manera diaria.

El incumplimiento de esta obligación se considera una falta grave y puede acarrear sanciones de entre 751 y 7.500 € por trabajador. Además, la ausencia de un registro de jornada favorece las reclamaciones por horas extraordinarias y excesos de jornada, al trasladarse la carga de la prueba a la empresa por su obligación de contar con dicho control.

Actualmente, se está considerando una posible reforma laboral que podría modificar estas disposiciones. Entre las propuestas más recientes, se evalúa la obligatoriedad de un control horario telemático, dejando de ser válido el formato en papel, y permitiendo a la Inspección de Trabajo acceder a los registros de manera remota.

Las empresas con más de 250 empleados están obligadas a presentar sus Estados de Información No Financiera (EINF) junto con las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Esta obligación se establece en la Ley 11/2018, que modifica el Código de Comercio, la Ley de Sociedades de Capital y la Ley de Auditoría de Cuentas, y afecta a sociedades que sean entidades de interés público o que durante dos ejercicios consecutivos cumplan con al menos una de las siguientes condiciones a la fecha de cierre:

• Tener un total de activos superior a 20.000.000 €.
• Superar los 40.000.000 € de cifra anual de negocios.

El EINF debe incluir información suficiente para evaluar la situación de la empresa, y abarcar la descripción del modelo de negocio y las políticas de la compañía en áreas como: el medioambiente, los aspectos sociales, los derechos humanos y la corrupción.

No presentar el EINF tiene como consecuencia la imposibilidad de registrar las cuentas anuales en el Registro Mercantil y sanciones económicas de hasta 300.000 € anuales por irregularidades en el depósito de las cuentas anuales.

Las personas trabajadoras en empresas o centros con 50 o más empleados pueden constituir un Comité de empresa, que actuará como órgano representativo y colegiado para defender sus intereses. Este órgano tiene derecho a ser informado y consultado por la empresa sobre cualquier cuestión que pueda afectar a los empleados. El número de miembros del Comité se establece en función del tamaño de la plantilla, de la siguiente manera:

• De 101 a 250 trabajadores: 9 miembros.

• De 251 a 500 trabajadores: 13 miembros.

• De 501 a 750 trabajadores: 17 miembros.

• De 751 a 1.000 trabajadores: 21 miembros.

• A partir de 1.000 trabajadores: dos miembros adicionales por cada mil o fracción, con un máximo de 75.

Asimismo, se pueden constituir secciones sindicales en la empresa, conforme al artículo 10 de la Ley Orgánica 11/1985, de Libertad Sindical. Estas secciones estarán representadas por delegados sindicales cuando la empresa cuente con más de 250 trabajadores y tenga representación en el comité o centro de trabajo. Si no hay acuerdo sobre el número de delegados sindicales por sección, se aplicará la siguiente escala:

• De 250 a 750 trabajadores: 1 delegado.

• De 751 a 2.000 trabajadores: 2 delegados.

• De 2.001 a 5.000 trabajadores: 3 delegados.

• A partir de 5.001 trabajadores: 4 delegados.

En el ámbito de la prevención de riesgos laborales, es obligatorio constituir un Comité de Seguridad y Salud en empresas con 50 o más trabajadores. Este comité, de carácter paritario, se encargará de la consulta regular y periódica de las acciones preventivas de la empresa y deberá reunirse al menos una vez por trimestre, o siempre que alguna de las partes que lo componen lo solicite. El propio comité establecerá sus normas de funcionamiento, conforme a lo dispuesto en el artículo 38.3 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

El Comité de Seguridad y Salud estará compuesto por los Delegados de Prevención y un número equivalente de representantes de la empresa. Además, podrán participar en las reuniones, con voz pero sin voto, los Delegados Sindicales y los responsables técnicos de la prevención que no formen parte del Comité, así como otros trabajadores con conocimientos específicos sobre los temas tratados o técnicos externos a petición de alguna de las representaciones.

Las empresas con varios centros de trabajo y Comités de Seguridad y Salud en cada uno de ellos pueden acordar la creación de un Comité Intercentros para coordinar las funciones preventivas.

La composición del Comité de Seguridad y Salud según el número de trabajadores será de la siguiente manera:
• De 50 a 100 trabajadores: 2 delegados de prevención y 4 miembros en total.

• De 101 a 500 trabajadores: 3 delegados y 6 miembros.

• De 501 a 1.000 trabajadores: 4 delegados y 8 miembros.

• De 1.001 a 2.000 trabajadores: 5 delegados y 10 miembros.

• De 2.001 a 3.000 trabajadores: 6 delegados y 12 miembros.

• De 3.001 a 4.000 trabajadores: 7 delegados y 14 miembros.

• Más de 4.000 trabajadores: 8 delegados y 16 miembros.

Si la empresa desarrolla alguna de las actividades detalladas en el Anexo I del Reglamento de los Servicios de Prevención, es obligatorio contar con un Servicio de Prevención Propio. Estas actividades son las siguientes:

• Exposición a radiaciones ionizantes en zonas controladas, según el Real Decreto 53/1992.
• Exposición a sustancias o mezclas con toxicidad aguda (categoría 1, 2 y 3), así como a agentes cancerígenos, mutagénicos o tóxicos para la reproducción (categoría 1A y 1B), de acuerdo con el Reglamento (CE) n.º 1272/2008.
• Uso de productos químicos de alto riesgo sujetos al Real Decreto 886/1988, sobre prevención de accidentes mayores en actividades industriales.
• Exposición a agentes biológicos de los grupos 3 y 4, según la Directiva 90/679/CEE.
• Fabricación, manipulación y uso de explosivos, incluyendo artículos pirotécnicos y otros que contengan explosivos.
• Trabajos de minería, tanto a cielo abierto como en interior, y sondeos en superficie o en plataformas marinas.
• Actividades de inmersión bajo el agua.
• Trabajos en obras de construcción con riesgo de caída en altura, excavación, movimientos de tierras, túneles o riesgo de sepultamiento.
• Actividades en la industria siderúrgica y construcción naval.
• Producción y uso significativo de gases comprimidos, licuados o disueltos.
• Trabajos que generen concentraciones elevadas de polvo silíceo.
• Trabajos con riesgos eléctricos en alta tensión.
El desarrollo de cualquiera de estas actividades conlleva la obligación de implementar un Servicio de Prevención Propio para garantizar la protección de los trabajadores.

Las empresas que no hayan contratado un servicio de prevención con una entidad externa especializada, o aquellas que realicen las actividades preventivas combinando recursos propios y ajenos, deben someter su sistema de prevención a una auditoría o evaluación externa. Sin embargo, quedan exentas de esta obligación las empresas de hasta 50 trabajadores, siempre que su actividad no esté incluida en el Anexo I mencionado previamente, que gestionen la prevención con recursos propios y cuya eficacia sea evidente, debido al reducido número de empleados y a la baja complejidad de la actividad preventiva. En estos casos, en lugar de la auditoría, deben enviar una notificación a la autoridad laboral justificando las razones que hacen innecesaria la auditoría.

El plazo para realizar la auditoría es de 12 meses desde la planificación de la actividad preventiva, y debe repetirse cada cuatro años. En el caso de las actividades incluidas en el Anexo I, el plazo de revisión será cada dos años.

Si se utilizan sistemas de videovigilancia y grabación de sonido en el entorno laboral, es necesario disponer de un protocolo específico que regule su uso. Las bases legales para la videovigilancia de los empleados en el contexto laboral son las siguientes:

• Distintivo informativo: debe colocarse un cartel informativo (cartel amarillo aprobado por la AEPD) en un lugar visible, al menos en los accesos a las zonas vigiladas, tanto en interiores como en exteriores. Si hay varios accesos, el distintivo debe estar presente en cada uno de ellos.

• Información previa: antes de utilizar las cámaras para controlar la actividad laboral (además de la seguridad de instalaciones y personas), es obligatorio informar por escrito a los trabajadores y sus representantes sobre la existencia de las cámaras y su uso como mecanismo de control laboral, indicando la posible utilización de las imágenes con fines disciplinarios.

• Consentimiento: no es necesario el consentimiento expreso de los trabajadores o sus representantes para el uso de la videovigilancia, ya que la base jurídica se fundamenta en el contrato de trabajo y en las facultades de control del empleador. Por tanto, la oposición de los trabajadores no impide la grabación, siempre y cuando se acredite que se les ha informado (por ejemplo, con acuse de recibo de la comunicación o envío por correo electrónico certificado). En cualquier caso, debe respetarse el principio de proporcionalidad.

Si no se realiza la comunicación adecuada, las imágenes obtenidas se considerarán ilícitas y no podrán utilizarse como prueba en un juicio. Además, la empresa podría ser sancionada por vulnerar el derecho a la intimidad e imagen de los trabajadores, así como por incumplir la normativa de protección de datos, que obliga a informar a los empleados sobre la finalidad de las cámaras.

La empresa debe elaborar una política interna, previa audiencia con los representantes de los trabajadores, en la que se regulen las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión digital y se establezcan acciones de formación y sensibilización sobre el uso adecuado de las herramientas tecnológicas para prevenir la fatiga informática. Esta obligación aplica a todas las empresas, independientemente de su tamaño, y no requiere negociación con la representación legal de los trabajadores.

El no disponer de esta política constituye una infracción grave, sancionable con multas de entre 751 y 7.500 €, según lo establecido en la LISOS. Además, cualquier transgresión de los límites acordados en cuanto a la jornada laboral, como exigir el envío de correos electrónicos fuera del horario de trabajo o vulnerar la normativa de riesgos laborales provocando trastornos como fatiga informática o burnout, puede considerarse infracción grave o muy grave, con sanciones que oscilan entre 751 y 225.018 €.